Управляй как бог менеджмента. Инструменты выдающегося руководителя - читать онлайн книгу. Автор: Марк Хорстман cтр.№ 20

Что бы вы ни делали, не задавайте вопрос, на который ожидаете получить реальный или детальный ответ. Хороший тому пример – менеджер, думающий: «Это же встреча для развития взаимоотношений, так что отбросим формальности и для начала немного поболтаем». Таким образом, Тет-а-Тет в понедельник начнётся с фразы «Как вы провели выходные?». Но теперь первые две минуты ваш сотрудник будет отвечать на этот вопрос. Вы только что задали тему, и он говорит о том, о чём вы хотите поговорить. 20 % их времени ушло на вас, а не на то, что они хотели обсудить.

Как мы сказали, Тет-а-Тет – это 30-минутное совещание. У вас нет времени на болтовню; вот почему в повестке дня её нет.

О чём же могут захотеть поговорить подчинённые? С одной стороны: кто знает? Отчасти именно поэтому совещание будет настолько ценным. Если вы собираетесь выстроить взаимоотношения с кем-то, кому вы сможете доверять высококачественное выполнение работы без микроменеджмента, нужно уважать то, что он отличается от вас. У людей много разных радостей и горестей, разные проблемы и успехи дома, и представления о работе, отличающиеся от ваших. Если вы никогда не дадите им возможность озвучить эти различия, вы не сможете развить взаимоотношения.

Иногда я в шутку называю эту часть совещания «щенками и радугами», потому что, если подчинённые хотят поговорить о щенках или радуге – но ни то ни другое не вызывает у меня такого восторга, как у остальных, – я всё равно буду их слушать. Буду задавать вопросы. Буду делать записи. Если это важно для члена моей команды, это важно для меня. Вот так выстраиваются взаимоотношения.

Итак, не просите своих подчинённых делать списки тем. Я понимаю, что вы не хотите быть неподготовленным к тому, что они захотят обсудить. Нам это часто говорят. Но если вы ждёте списка или письменной повестки дня, сотруднику придётся каждую неделю тратить время на их подготовку. Более того, если он захочет обсудить с вами трудную тему, вы увидите её в списке и захотите немедленно её поднять, то сделаете это в ущерб своему времени, и, скорее всего, подчинённый не будет готов, если вы решите обсудить это до Тет-а-Тета.

Также не очень хорошая идея – высылать подчинённому список тем, на которые вы будете обращать внимание. В теории в этом есть смысл: человек подготовится и совещание пройдёт эффективнее. На практике же в большинстве случаев подчинённый будет готовить свою часть повестки дня, учитывая то, что отражено в вашем списке. Наш опыт показал, что менеджеры, заранее предоставляющие списки тем, ущемляют подчинённых, уменьшая их удовлетворённость встречей.

Тем не менее у нас есть данные о том, что же хотят с вами обсудить сотрудники. 74 % из них говорят, что большую часть разговоров с боссом тратят на обсуждение работы. И почему это не должно быть так? Это прямая связь между вами и вашими подчинёнными. Вы что, думаете, если ваш босс начал проводить с вами Теты, вы будете проводить это время, болтая о чём-то совсем неважном? Конечно, нет.

Типичная встреча с подчинённым включает в себя новости о производящейся работе, вопросы по поводу возникших проблем, отчёты о статусе проекта, запросы на помощь с бюджетом или коммуникациями, советы для следующих этапов или для приближающихся проблем, подтверждение слухов, внесение ясности о том, что вы хотите в результате или каким вы хотите видеть выполнение работы, уведомления о выполненной работе, дополнительное информирование о том, что находится на стадии рассмотрения, напоминания об информации или требующихся от вас материалах и так далее.

Если ваши Тет-а-Теты проходят таким образом и вы начали волноваться, что «они слишком стали напоминать доклады», перестаньте волноваться. То, что вы получаете от подчинённых, для многих из них нормально. Это не относится ко всем сотрудникам: некоторые будут делиться личной информацией больше других. Для некоторых это будет на первом месте (подавляющее меньшинство тоже делает это время от времени). По большей части на ваших встречах речь будет идти о работе.

С точки зрения подчинённого, причина, по которой они воспринимаются как ценные «рабочие» совещания, состоит в том, что в это время речь идёт об их работе – не о том, что они делают для вас и вашей повестки дня (хотя связь несомненно есть), а об их работе.

Тет-а-Теты относятся к личным или рабочим моментам? Они создают площадку и для одного, и для второго. Доверьтесь своим подчинённым в выборе важной для них темы разговора.

В течение 10 минут, отведённых вам, вы тоже можете говорить, о чём пожелаете. В то время как 74 % сотрудников утверждают, что больше всего они хотят говорить только о работе, среди менеджеров то же самое говорят 89 %. Итак, вы, наверное, спросите о текущей работе, назначите новые и расспросите о проблемах с существующими задачами, о планах на грядущую работу и поделитесь мыслями насчёт ближайшего будущего. И это будет норма.

Можно ли вам говорить о чём-то личном? Да. Вы можете упомянуть свою семью, если хотите, но это не обязательно. Если есть желание, можете поделиться впечатлениями о прошедших выходных. Можете поговорить о волонтёрстве, которым занимаетесь, телешоу или фильмах, которые недавно смотрели, вечеринках, на которых были, о проделанной вами работе по дому, о погоде. Это обычные темы для разговора в любых обычных взаимоотношениях, так что всё в порядке.

Но скорее всего, вы будете говорить только о работе, и ничего неправильного в этом нет.

[Если хотите больше рекомендаций о деловых и личных темах для Тет-а-тетов, На Эту Тему Есть Подкаст™.]

Есть одно исключение в выборе темы. Как правило, если вам нужно сообщить какую-либо информацию всей команде, мы рекомендуем объявлять её на, как мы их называем, «каскадных совещаниях», а не на Тет-а-Тетах. Ими могут быть еженедельные собрания коллектива [На Эту Тему Есть Подкаст™], где вам можно будет сказать об этом всего лишь один раз всем подчинённым сразу, а не семь раз – каждому по очереди. Плюс если вы будете обсуждать это в индивидуальном порядке, то услышите множество повторяющихся вопросов и в итоге начнёте давать на них разные ответы. Всё это ужасно неэффективно. Не используйте ваши индивидуальные встречи для передачи стандартной информации, которую должны узнать все.

Иногда во время последних 10 минут ваших Тетов у вас будет появляться возможность поговорить о будущем. Скорее всего, время будет появляться один раз в 20 сессий, потому что, как мы обсудим дальше, 30-ти минут, возможно, недостаточно для обсуждения всего, что вы с вашими подчинёнными хотели обсудить. Обсуждать общую картину планов на будущее можно два-три раза в год, это приемлемая частота.

Стратегия 10/10/10 – это шаблон; от вас не требуется рассуждать о будущем каждую неделю.

Стратегия, которая даст лучшее представление о том, как на самом деле будут проходить Тет-а-Теты, – 15/15: подчинённый начинает первым, а затем говорите вы. Когда мы только начали обучать таким встречам, то получили интересные отзывы. Многие менеджеры упомянули две общие темы в своих комментариях: (1) Иногда беседа исчерпывается – что мне делать? (2) Я намного больше погружён в обсуждение насущных вопросов, чем раньше, и это прекрасно, но иногда мне бы хотелось обсуждать и ситуацию в целом.