Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - читать онлайн книгу. Автор: Карен Тайбер Лиланд cтр.№ 18

● Читает ли доклад человек, которым вы восхищаетесь или с которым давно хотели поговорить?

Заранее договоритесь о встречах

Узнайте, какие компании, коллеги и потенциальные клиенты участвуют в той же конференции, что и вы, и договоритесь с ними о встрече. Многие ждут и надеются, что смогут без проблем связаться с людьми на месте, более того, иногда так и происходит – спонтанные обсуждения оказываются полезными. Но некоторые возможности не стоит отдавать на волю случая.

Подготовьте краткий рассказ

Пока вы стоите в очереди в буфет, ждете начала доклада или потягиваете кофе в перерыве, вас десятки (если не сотни) раз спросят: «Чем вы занимаетесь?»

Если у вас готово короткое и емкое описание работы (проекта, цели или даже мечты), нетворкинг и ожидание в очереди станут эффективнее. Главное – составить хлесткий и интересный рассказ на полминуты.

Забронируйте номер в отеле

Даже если конференция проводится в огромном отеле, о номере следует позаботиться заранее. Как только решите, что поедете на конференцию, бронируйте номер в той гостинице, где будет мероприятие, или как можно ближе к ней. Проживание в отеле, где проводится конференция, сэкономит время по утрам, ведь ехать потребуется на лифте, а не на машине по загруженным дорогам. К тому же устраивать перерывы, звонить и проверять почту гораздо удобнее в номере несколькими этажами выше, где никто не будет беспокоить.

Подготовьте запасной план

Если через 15 минут после начала выбранного доклада вас начинает клонить в сон, следуйте запасному плану и идите куда-нибудь еще.

Посмотрите, как добраться до зала

Изучите план здания и определите, куда нужно добраться, чтобы присутствовать на сессии. Тогда не придется носиться по коридорам, перебегать дорогу и мчаться сквозь тоннели, чтобы не опоздать. Закладывайте дополнительное время на ожидание лифта и разговоры с людьми.

Извлеките максимум из нетворкинга

Поставьте цель знакомиться хотя бы с одним человеком в день. Чем активнее вы участвуете в сессиях и мероприятиях, тем больше пользы извлечете. Если можете, поезжайте на конференцию с коллегой. Побывав на разных сессиях, вы сможете обменяться полученными знаниями, а значит, посетите два мероприятия одновременно. Это и есть мгновенный тайм-менеджмент!

Запланируйте, что делать

Только что полученные визитные карточки радуют, и вам кажется, что они вот-вот прожгут дыру в кармане. Но в офисе вы возвращаетесь к старым делам, и новые висят камнем на шее. Во время конференции или на обратном пути составьте список людей, с которыми нужно связаться, и запишите зачем. Перенесите всю важную информацию из печатных материалов и карточек на лист бумаги. Откройте календарь, назначьте дату и время на следующих неделях, чтобы проработать пункты списка.

Наверняка первое, что приходит в голову, когда вы думаете об управлении временем, – список дел на день. Эта идея стара как мир. Гуру тайм-менеджмента и влиятельные бизнесмены постоянно твердят, что нужно пользоваться списками. В том, чтобы записать задачу, а затем ее вычеркнуть, есть нечто приятное.

Но удовольствием дело не ограничивается. Списки дел помогают распределять время, расставлять приоритеты и управлять энергией. За последние 80 лет многочисленные исследования доказали: даже если задач очень много, главное – продумать план, как с ними справиться. Список дел – отличное начало. Записывая задачи, вы становитесь продуктивнее.

Вот несколько рекомендаций по составлению действительно полезного списка дел:

● Перечислите не только то, что необходимо сделать, но и то, что хочется.

● Продумайте план того, что действительно можно успеть за день. Не путайте его с мечтами о том, что хотелось бы успеть. Чересчур амбициозные списки приводят к разочарованию.

● Включайте в список то, что можно сделать за день в один или два приема.

● Развивайте гибкость, чтобы успешно подстраиваться под непредвиденные обстоятельства и отвлечения.

● Экономьте время, объединяя однотипные действия (звонки, мелкие поручения, работу с электронной почтой) и выполняя их за один раз.

● Выбирайте несколько задач с разной степенью важности, в том числе и несрочные.

● В конце дня переносите невыполненные задачи в список дел на завтра или на другую дату.

● Периодически пересматривайте список, чтобы не забывать о делах.

Несмотря на то, что список как инструмент тайм-менеджмента прост в использовании и дарит очевидные преимущества, многие до сих пор им пренебрегают.

Список дел на день помогает справляться с будничными задачами. Но есть еще три типа списков, благодаря которым легче справляться с долгосрочными задачами, целями, мечтами, обещаниями и проектами – как рабочими, так и личными.

Список дел на месяц

Список дел на месяц – идеальная возможность записать все несрочные, но важные цели, которые состоят из нескольких шагов. Представим, что сейчас февраль, а вы хотите привести в порядок финансы. Это довольно размытая задача, но она включает в себя множество небольших действий, нужных для выполнения цели. Их можно встроить в еженедельный или ежедневный график:

● Договориться о встрече с юристом, чтобы пересмотреть завещание.

● Позвонить брокеру и проверить имеющиеся активы.

● Заполнить анкету по подбору пенсионного вклада, которую прислал бухгалтер.

● Подать заявку на рефинансирование ипотеки, так как появились предложения со сниженной ставкой.

● Проанализировать все доходы и расходы.