Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - читать онлайн книгу. Автор: Карен Тайбер Лиланд cтр.№ 19

Списки дел по проектам

Список дел по проекту прекрасно подходит для задач, которые принесут плоды спустя долгое время (месяцы и годы, а не дни и недели). Присвойте каждому проекту название и составьте список значимых событий. К примеру, если проект – ремонт офиса, они могут быть такими:

● Составить общий бюджет.

● Выбрать архитектора, который будет следить за ходом работ.

● Опросить сотрудников и выяснить, что нужно (и возможно) изменить.

● Получить первую визуализацию проекта.

Каждое из знаковых событий порождает связанный с ним список конкретных задач, которые можно переносить в список дел на месяц, неделю и день.

Списки дел «Когда-нибудь потом»

У всех нас есть планы на день, когда мы выйдем на пенсию, разбогатеем или будем располагать свободным временем. Это то, чем мы хотим заняться когда-нибудь потом. Даже если кажется, что до того дня еще целая вечность, все равно запишите эти планы. Возможно, руки до них так никогда и не дойдут. Но, перенеся идеи на бумагу, вы перестанете тратить умственные силы на то, чтобы держать их в голове.

Рей Джонсон в своей книге «Логика CEO: Думать и действовать как глава корпорации» (CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive) пишет:

Многие назначают задачам приоритеты, но большинство распределяет их по срочности и неотложности, по категориям «А», «Б» и «В» (или 1, 2, 3…) в зависимости от того, какой пожар нужно потушить раньше. Проблема такого подхода в том, что он нацелен лишь на действия, которые влияют на вас прямо сейчас. Цели и проекты, что повлияют в будущем, остаются без внимания. Чтобы перестроить систему приоритетов, научитесь отличать срочные задачи от важных.

● Срочные задачи требуют немедленных действий и внимания.

● Важные задачи приближают человека к важной цели.

Срочные задачи, которые не относятся к целям

У всех есть задачи, которые срочно нужно выполнить, но зачастую они не очень важны. Другими словами, от их выполнения меньше отдачи по сравнению с важнейшими карьерными и личными целями. Система приоритетов, которая относит такие задачи (срочные, но не связанные с целями) к категории «А» (1), заставит вас бесконечно разбираться с неотложными делами или поддерживать привычный порядок вещей. К сожалению, тогда у вас не получится уделять достаточно внимания задачам, которые приближают вас к целям. Чтобы перестроить систему приоритетов, отнесите срочные, но неважные (т. е. не относящиеся к цели) задачи к категорию «В» (3).

Срочные задачи, которые относятся к целям

Некоторые срочные дела в списке связаны с вашими целями. Другими словами, у них высокая отдача. Чтобы перестроить систему приоритетов, занесите срочные и важные (т. е. относящиеся к цели) задачи в категорию «А» (1).

Несрочные задачи, которые относятся к целям

Представьте одно дело, которое, если делать его регулярно, заметно улучшит жизнь. Наверняка оно важное, но несрочное. Зачастую от вложенных в такие дела времени и сил очень много отдачи, но им не уделяют достаточно внимания, потому что вокруг много задач срочнее.

Чтобы перестроить систему приоритетов, записывайте относящиеся к цели, но несрочные задачи в категорию «Б» (2).

Представим, что среди ваших важнейших карьерных и личных целей есть такие:

● Изменить процесс адаптации новых сотрудников отдела продаж.

● Увеличить продажи на 10 % в этом квартале.

● Научиться кататься на водных лыжах.

● Запланировать поездку на Гавайи с семьей следующим летом.

Если придерживаться критериев, обозначенных выше, список дел может выглядеть следующим образом:

Упражнение

Запишите в таблицу шесть задач, которые вы выполнили вчера. Расставьте приоритеты (А, Б или В), опираясь на систему, описанную ваше.

Список дел на день – одновременно и проклятие свободомыслящих, спонтанных предпринимателей, и спасение занятых, влиятельных игроков рынка. К какому бы типу людей вы ни относились, список остается одним из лучших инструментов по управлению временем. Но мало записать все предполагаемые к концу дня достижения. Совсем другое дело – решить, что делать с каждым из них. Чтобы наиболее рационально вложить время и силы, подумайте, какое из следующих четырех «Д» лучше всего подходит для ваших задач.

Делать

Иногда задачи в списке так воодушевляют, что хочется приступить к их выполнению как можно скорее. Иногда нас мотивируют конкретные сроки. Как бы то ни было, для задач, которые необходимо выполнить до конца дня, подходит слоган из рекламной кампании Nike: «Just Do It» («Просто сделай это»).

Задайте себе вопросы:

● Эту задачу можно выполнить легко и быстро прямо сейчас?

● Нужно ли выделять определенное время на эту задачу?

● На эту задачу потребуется менее пяти минут?

● Договориться (об отмене)

Вычеркнуть

Некоторые задачи долго обитают в календаре, перемещаясь со дня на день и с недели на неделю. Если вы замечаете, что постоянно откладываете дело, обычно это можно объяснить тремя причинами.

● Задача слишком большая, и ее необходимо разбить на несколько мелких.

● Задача нечетко сформулирована, поэтому за нее не получается взяться.

● На самом деле вам не нужно это делать.

Если дело в последней причине, нет ничего постыдного в том, чтобы отказаться от задачи, особенно если вы поставили ее себе сами. Если же это поручение начальника, просто так отказываться от него – не лучшая мысль.

Спросите себя:

● Мне действительно нужно это делать? Хочу ли я этого?

● Я обязывался(лась) выполнить эту задачу или это просто хорошая мысль?