Управляй как бог менеджмента. Инструменты выдающегося руководителя - читать онлайн книгу. Автор: Марк Хорстман cтр.№ 13

Подчинённые вновь и вновь говорят нам, что предпочитают еженедельное общение. Это совпадает с ритмом их работы. Они говорят, что Теты раз в две недели в итоге оказываются слишком общими и менее актуальными.

Есть ещё один плюс проведения встреч каждую неделю, который будет утрачен, если вы решитесь на них только раз в две недели: значительное снижение случаев вмешательства. Если вы не проводите Тет-а-Теты, как и многие менеджеры, вас наверняка часто отвлекают подчинённые. У них есть «небольшой вопрос», или им просто «нужна минутка». И эта минута часто превращается в десять.

Таких вмешательств заметно поубавится, когда вы начнёте проводить со своими подчинёнными запланированные совещания на регулярной основе. (Отчасти поэтому мы гарантируем возврат свободного времени в расписание.) Сотрудники, опрошенные нами в ходе каждого теста, высказались о том, как теперь ждут встреч, чтобы поднять некоторые проблемы, задать вопросы. Если у них возникала проблема во вторник, а Тет-а-Тет назначен на утро четверга, они, скорее всего, подождут и выскажутся именно тогда. (Причина, по которой все вмешательства казались подчинённым такими срочными, в том, что они ждали так долго, как только могли.)

Если вы проводите Тет-а-Теты раз в две недели, то теряете преимущество ощутимого сокращения этих вмешательств. Подчинённые не могут ждать вас больше недели, чтобы решить свои проблемы. На моём опыте проведения Тет-а-Тетов по меньшей мере половина из них (а может, даже три четверти) начиналась со слов подчинённых: «Мой список на этой неделе (длинный или короткий)». Стало быть, они составляют списки. Если бы я не проводил встречи, каждая запись в списке была бы вмешательством или очередным электронным письмом.

Вот ещё одна проблема Тет-а-Тетов раз в две недели: если вы пропустите совещание, у вас уже будет всего одна встреча в месяц. В этом нет ничего хорошего, и вы поймёте почему.

Майк Озенн, соучредитель Manager Tools, пробовал проводить Теты раз в две недели, когда был руководителем. Майк работал в MCI в то время, когда её купила WorldCom и проходила через банкротство. В то время у него было 10 подчинённых, и он проводил 30-минутные Тет-а-Теты каждую неделю. В неделю он тратил на них по пять часов. Затем его полностью захватила подготовка к банкротству и сопутствующая работа.

Ему нужно было освободить время в расписании, поэтому встречи он стал проводить раз в две недели, чтобы каждую последующую неделю освобождать пять часов. Он думал, что всё пошло хорошо, что взаимоотношения стабилизировались и поэтому его подчинённые не будут возражать против Тет-а-Тетов раз в две недели. Однако буквально за пару недель всё стало плохо. Он не только не получил пять свободных часов, но и начал больше времени проводить за решением ещё большего количества задач из-за отсутствия регулярной коммуникации с коллегами. Когда Тет-а-Теты проходили каждую неделю, люди не вмешивались в его работу постоянно. Подчинённым не нужно было постоянно привлекать его внимание. Всё то время, что он освободил для своего расписания, вся эффективность и крепкие взаимоотношения, помогавшие ему делать рабочий процесс мягким, просто испарились – всего лишь из-за перехода с еженедельных встреч на общение раз в две недели.

Предупреждаем: если у вас больше десяти подчинённых, то начать с Тет-а-Тетов раз в две недели будет неплохо. Постараться найти, скажем, 8 часов (16 раз по полчаса для 16 подчинённых) в неделю может быть слишком. Потратьте от 8 до 12 недель, чтобы получить 4 свободных часа в неделю, а затем перейдите на еженедельный режим. (Привычка делать упор на своё расписание подготовит вас к жизни руководителя, если вы к ней стремитесь.)

Более того, если вы читаете всё это и ваша команда намного больше 10 или 16 человек, наши решения будут для вас не такими эффективными. В одном из наших исследований у нас были менеджеры с 30 подчинёнными, но мы никогда не получали данных о командах численностью более 15. Как показывает опыт, менеджеры, имеющие 30 подчинённых, добиваются лучших результатов и его сохранения, когда проводят Тет-а-Теты даже раз в две или три недели. Эти результаты не настолько значительны, как результат менеджеров с более «привычным» предельным объёмом ответственности.

Я бы сказал, что если у вас настолько большая команда, то проблема в структуре организации, а не в менеджменте. И, я знаю, это не ваша вина. Если вам нужна помощь в определении нужного размера команды (извините, идеальных нет), у нас есть рекомендации. [На Эту Тему Есть Подкаст™.]

Ежемесячно

Мы призываем вас не проводить Тет-а-Теты ежемесячно. Мы ни разу не видели, чтобы ежемесячные встречи способствовали улучшению эффективности. В каждом случае результат и его сохранение оставались неизменными или ухудшались.

Представьте: кто-то сказал, что хочет выстроить с вами взаимоотношения, а затем добавил: «Только нужно успеть сделать это за 30 минут, раз в месяц».

Тут вы должны почувствовать что-то неладное. Нет смысла в совещаниях (взаимоотношениях), частота которых (ежемесячно) способствует избеганию этой цели.

А подчинённые их ненавидят. Они говорят нам об этом постоянно. Они знают, что не построят с вами никаких взаимоотношений и не достигнут доверия с вами. Никоим образом вы не сможете своевременно ежемесячно давать обратную связь. Люди говорят нам, что менеджеры перед ежемесячным Тет-а-Тетом перестают отвечать на их запросы и превращают их в миниатюрный анализ эффективности или плановое совещание, в одностороннем порядке.

Во всём мире существуют сотни СЕО, проводящих МТТТ. И проводят они их еженедельно. Разумеется, иногда эти руководители их пропускают. Но они не проводят их ежемесячно из-за того, что «слишком заняты». И вы не должны.

Наши данные показывают, что 30 минут – это волшебное число для планирования Тет-а-Тетов. Нет никаких плюсов в большей длительности, так как это может вызвать снижение «уровня согласия». Менеджеры, проводящие встречи дольше 30 минут, хотят сделать как лучше, но чаще их отменяют – так часто, что подчинённые делают определённые выводы.

Вам не нужно выделять на общение больше 30 минут – в еженедельном выражении, – чтобы получить пользу от Тетов. Может показаться, что нужно, но наши данные говорят, что их ценность может оказаться не такой, какую вы ожидали.

Дважды когда мы тестировали 45-минутные и даже часовые встречи, то не получали больше улучшений, чем при 30-минутных. С другой стороны, уровень согласия снизился: вероятность отмены совещания или сокращения времени его проведения существенно увеличилась.

Мы также испытали Тет-а-Теты, длившиеся менее 30 минут, и результат также ухудшился. Множество раз люди ссылались на то, что было «слишком мало времени». И менеджеры, и подчинённые сказали, что когда 20-минутный Тет-а-Тет начинался позже, его ценность снижалась. [Мы знаем, что многие совещания начинаются поздно. На Эту Тему Есть Подкаст™.]