Тайм-менеджмент - читать онлайн книгу. Автор: Брайан Трейси cтр.№ 15

Генри Форд говорил: «Любая, даже величайшая цель достижима, если поделить ее на достаточно мелкие части».

Нет такой задачи, которую нельзя было бы выполнить, если разделить ее на достаточно маленькие «порции». Один из лучших методов такого деления называется деление «на один укус». Возьмите лист бумаги и запишите на нем все крохотные шажочки, которые вы должны осуществить в определенной последовательности – от первого до последнего, – чтобы выполнить задачу. А затем заставьте себя сделать первый шаг из составленного перечня. Иногда этого бывает достаточно, чтобы увлечься работой и быстро пройти и следующий шаг, и следующий, и все остальные. Стоит проявить дисциплину, начать трудиться над крупной задачей, как появляются энергия и инерция для доведения дела до победного конца.

Существует и другая разновидность описанного выше метода, которая называется «метод поэтапных мероприятий», или, более образно, «метод ломтиков салями». Точно так же, как вы не пытаетесь съесть колбасу целиком, а режете ее на тоненькие ломтики, так и большую задачу не стоит пытаться «осилить» за один присест. Ее необходимо «распилить» на маленькие этапы и проходить их последовательно, возможно, с перерывами.

Каждый раз, когда вы окажетесь перед лицом масштабной задачи, особенно если завалены и другой неотложной работой, вы можете выполнять по одному ее этапу по мере возможности, а затем переключаться на что-то другое. Эта стратегия позволит вам настроиться на проект, и после прохождения первого этапа следующие пойдут уже намного легче.

Одно из самых редких и ценных человеческих качеств в мире труда – это чувство безотлагательности. Считается, что только два процента людей способны действовать быстро и стремятся поскорее выполнить работу. Когда вы приобретете репутацию человека действия, умеющего быстро расправляться со всеми делами, вы начнете резко подниматься по карьерной лестнице. Мало какое качество в той же мере способствует быстрому профессиональному росту.

Если у вас собственный бизнес, позаботьтесь о том, чтобы о вашей компании сложилось мнение, что она умеет действовать быстро. Не забывайте: сегодня клиенты требуют скорости. Когда зазвонит телефон, снимайте трубку сразу же. Отвечайте на жалобы клиентов незамедлительно. Выполняйте обещания быстрее, чем ожидает клиент. Вы удивитесь тому, как взмоет вверх ваша и вашего бизнеса репутация.

Помните золотое правило: «Быстрота – сестра успеха». Ускорьте шаг. Прибавьте темп. Двигайтесь чуть быстрее. Приступайте к выполнению важных дел немедленно, а затем приучите себя проходить весь процесс до конца – пока самые важные задачи не будут выполнены.

Недавно среди трехсот глав крупных корпораций был проведен опрос. Топ-менеджеров спрашивали, что должен сделать их подчиненный, чтобы подняться по карьерной лестнице ускоренными темпами. Восемьдесят пять процентов опрошенных дали один и тот же ответ. Они сказали, что самые важные качества, по которым они выбирают сотрудников, – это, во-первых, умение определять приоритеты и, во-вторых, способность начинать с самой важной задачи и выполнять ее быстро и хорошо.

Когда вы приобретете репутацию человека, умеющего устанавливать, какое дело самое важное, и доводить его до конца быстро и качественно, вы с радостным изумлением увидите, сколько чудесных возможностей откроется перед вами.

Для максимально успешной работы вам необходимо делить время на ничем не нарушаемые блоки. Чем значимее проект, над которым предстоит трудиться, тем важнее выделить для его реализации достаточно времени.

Наша работа, по сути, представляет собой ряд проектов. Чем бы вы ни занимались, вы являетесь «руководителем проекта» – возможно, для себя одного, а возможно, и для целой группы людей. От способности начинать проекты и доводить их до конца, или, как мы часто говорим, работать в многозадачном режиме, зависит ваша продуктивность, результативность и ценность для бизнеса.

Чтобы эффективно трудиться в многозадачном режиме, необходимо организовывать время определенными блоками. Для выполнения почти любой серьезной работы требуется как минимум 60–90 минут. Примерно 30 минут уходит на то, чтобы вникнуть в серьезное дело, такое как подготовка предложения, отчета или даже плана важного проекта. Только после мысленного погружения в задачу вы сможете целиком сфокусироваться на ней и начать работать целенаправленно, осознанно и творчески – на что уйдет примерно 60 минут.

Еще одно правило: не следует смешивать креативные задачи с организационными или административными. Нельзя заниматься операционной деятельностью и одновременно решать творческие вопросы. Для одних работ требуется быстрое мышление, для других – медленное, но никогда и то и другое одновременно. Офисные задачи требуют быстрого мышления в краткосрочной перспективе, творческие – предполагают медленное мышление, рефлексию и долгосрочное планирование.

Одна из аксиом офисной работы гласит: «Работу нельзя выполнить на работе». Примерно 75 процентов времени, которое мы проводим в офисной среде, «съедается» другими людьми, постоянно отвлекающими нас от дела, требующими уделить им внимание или удовлетворить их нужды. Если вы хотите выполнить какую-нибудь важную работу, то вам наверняка нередко приходится уходить куда-нибудь в уединенное место, в котором можно поработать над важнейшими задачами в спокойной обстановке.

Думайте о времени, посвящаемом творческим задачам, как о своем внутреннем прайм-тайме, а о времени, выделяемом на офисные дела, как о внешнем прайм-тайме. Никогда не смешивайте их. Нельзя решать серьезные креативные вопросы, требующие концентрации внимания, в стандартной офисной среде, если только вы не закроете дверь в свой кабинет и не повесите на нее табличку «Просьба не беспокоить!». В противном случае вам придется проявить некоторую изворотливость и найти место, куда можно сбегать из офиса, чтобы выполнять те задачи, от которых на самом деле зависит ваша карьера.

После многолетних исследований ученые пришли к выводу, что оптимальная продолжительность занятий, посвященных изучению нового предмета, составляет примерно три часа. Если вы сможете выделить подряд три часа, в течение которых вас ничто не будет прерывать, то вам удастся обрести больше знаний, чем другие люди смогут накопить за два, три или четыре дня учебы в условиях постоянного отвлечения внимания.

Как я уже говорил, умение делить рабочее время на отрезки, в течение которых вас никто и ничто не будет прерывать и отвлекать, имеет огромное значение для повышения эффективности и производительности. Далее я поделюсь с вами некоторыми рекомендациями, как развить это умение.