Тайм-менеджмент - читать онлайн книгу. Автор: Брайан Трейси cтр.№ 13

Обычно на каждый час рабочего времени находится свой особый ответ на этот вопрос.

В ваши служебные обязанности входят такие виды деятельности, выполнить которые не может никто другой. Если вы будете справляться с ними хорошо, пользу от ваших стараний почувствует вся организация. Именно эта работа и делает ваше присутствие в компании важным. Чтобы выполнять ее хорошо, вы должны предельно точно представлять себе, какие из ваших задач важнее других и какие следует решать в первую очередь, чтобы отличиться.

Помните: всегда можно найти сотню маленьких дел, даже безупречное выполнение которых почти ничего не даст для вашего успеха и процветания компании. Только фокусировка на областях достижения ключевых результатов позволит вам стать эффективнее, влиятельнее, убедительнее, зарядит энергией и энтузиазмом. Выполнение по-настоящему важных дел для себя и компании придаст вам удивительное ощущение собственной значимости и уверенности в себе. И наоборот, если вы будете отвлекаться на малозначительные дела, выполнять работу, которая, по сути, не способствует достижению ваших главных целей, то вам будет трудно отделаться от чувства подавленности, разочарования и депрессии.

Таких областей в любой работе, как правило, не более пяти-семи. В каждой из них есть одна специфическая задача, которая должна быть выполнена, чтобы можно было считать ваше пребывание в конкретной должности удовлетворительным.

Например, если вы занимаетесь продажами, для вас областями достижения ключевых результатов могут быть следующие.

1. Поиск новых покупателей.

2. Выстраивание хороших, доверительных взаимоотношений с перспективными клиентами, чтобы они стали восприимчивыми к вашим предложениям.

3. Точное выявление потребностей потенциальных клиентов.

4. Убедительная презентация предлагаемого продукта.

5. Четкий и веский ответ на все возражения.

6. Решительное завершение продаж.

7. Получение повторных покупок и хвалебных отзывов от довольных клиентов.

Если вы хотите выполнить свои обязанности как торговый представитель компании, вы должны успешно реализовать все перечисленные выше задачи.

Если вы менеджер, то у вас тоже имеются семь областей достижения ключевых результатов и семь специфических задач, а именно следующие.

1. Планирование – определение того, что именно должно быть сделано.

2. Организация – обеспечение необходимых для реализации плана финансов, ресурсов и сотрудников.

3. Комплектование личного состава – поиск подходящих сотрудников для выполнения работ и достижения целей.

4. Делегирование рабочих задач – распределение работы и обеспечение уверенности в том, что каждый член команды знает, что от него требуется сделать, к какому сроку и в соответствии с какими стандартами качества.

5. Контроль – обеспечение выполнения всех работ в соответствии с графиком и на должном уровне качества.

6. Оценка – установление стандартов, сроков и промежуточных точек отсчета для выполнения всех важных задач.

7. Составление отчетов – необходимость удостовериться, что все сотрудники компании, стоящие выше вас, на одном уровне с вами и ниже точно знают, что вы делаете и чего добиваетесь.

Более 90 процентов всех проблем в менеджменте, как и в жизни, возникают вследствие запоротого дела в одной из этих ключевых областей. Это все равно что не положить в блюдо важный ингредиент по рецепту – оно просто не получится, и все тут!

Каждый сотрудник любого организационного уровня должен знать, каких ключевых результатов от него ждут. Позаботьтесь о том, чтобы все подчиненные ясно осознавали, какой ценный вклад они могут внести в успех организации. Вы сделаете величайшее одолжение своим служащим, если дадите им понять, в чем состоит самая важная лепта, которую они должны внести в копилку общего успеха, а затем поможете им своевременно добиться поставленных целей.

На какой бы ступени организационной лестницы вы ни стояли, вам следует знать ответы на два вопроса. Во-первых, какие области достижения ключевых результатов у вашего шефа? Что из того, чего он должен добиться, важнее всего для успеха организации? Если вы не знаете ответов на эти вопросы, вы не сможете помогать своему начальнику в выполнении его собственной работы, а ведь от того, насколько хорошо он с ней справляется, зависит и ваш персональный успех тоже. Во-вторых, вы должны знать собственные области достижения ключевых результатов, и, более того, их должен знать каждый ваш подчиненный. Конечно, он обязан знать и свои – причем в нужном порядке, по убыванию важности, чтобы выстроить свою работу должным образом.

Области достижения ключевых результатов не являются чем-то застывшим, неизменным. Их следует постоянно обсуждать, оценивать и переформулировать, особенно в современной, бурно и динамично меняющейся бизнес-среде. Если каждый ясно представляет себе свои и своих коллег области достижения ключевых результатов, а также понимает, как они связаны со стандартами профессиональной деятельности, ваше подразделение или организация будет демонстрировать стабильно высокий уровень эффективности.

Концентрация и целеустремленность – основные условия для любого великого свершения. Концентрироваться означает уметь, взявшись за дело, не отвлекаться от него, пока оно не будет завершено абсолютно полностью.

Примите решение не отрываться от дела и не переключаться ни на что другое. Способность концентрироваться на самой важной и стоящей вашего времени задаче – первейшее требование для достижения успеха.

Вы можете блистать интеллектом, способностями и креативностью, но если не умеете концентрироваться на чем-то одном, то не сможете добиться успеха. Вам нужно научиться делать самое важное в первую очередь, причем делать систематически и последовательно, а неважное не делать вовсе. Если вы не приучите себя концентрировать все свое внимание на одной, важнейшей задаче, то неизбежно придете к тому, что будете все время заниматься второстепенными делами.

Уделяйте своим ключевым приоритетам достаточно времени. Посчитайте, сколько минут или часов вам понадобится на выполнение работы, а затем прибавьте еще 30 процентов для страховки – на случай непредвиденных обстоятельств и чрезвычайных ситуаций. Обеспечив себе такой «запас прочности», вы сможете довольно точно посчитать, сколько времени потребуется для выполнения работы. Теперь вы знаете один из основных секретов достижения высокого уровня продуктивности в работе.

Радиоведущий и писатель Эрл Найтингейл любил повторять: «Каждому великому достижению в жизни предшествует длительный и непрерывный период концентрации».

Целеустремленность – один из важнейших принципов управления временем и жизнью. Если уж вы взялись за выполнение задачи, не отвлекайтесь, пока не доведете ее до победного конца. Не надо браться за дело, потом откладывать его в сторону, чтобы заняться чем-то другим, потом снова к нему возвращаться и опять откладывать – и далее в том же духе. Целеустремленный человек, приступив к выполнению работы, не откажется от нее. Приучите себя к дисциплине: не бросайте дело, пока не доведете его до конца.