Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией - читать онлайн книгу. Автор: Франческо Чирилло cтр.№ 15

Команда работает над своими задачами, но переполнена просьбами о поддержке со стороны различных заинтересованных сторон: коллег, клиентов, консультантов, менеджеров и поставщиков. Всем нужны немедленные ответы. Члены команды вынуждены постоянно отвлекаться, что нарушает работу всей команды.

Практика Прилавка позволяет команде защититься от большого числа внешних отвлекающих факторов и разделить информацию среди членов команды.

Чтобы показать, как можно применить эту практику, представим, что команда под нашим коучингом состоит из восьми человек. Они могут организоваться следующими способами:

• Создать физический барьер или прилавок, чтобы ограничить доступ к работающим микрокомандам. Эта команда невидима для людей, обращающихся за техподдержкой. Я никогда не использовал настоящую занавеску, но эффект, который вы хотите создать, именно такой. Чтобы подчеркнуть этот эффект, далее я буду называть эту команду «команда за занавеской».

• Создать «команду за прилавком»: одну или несколько микрокоманд, чья роль – взаимодействовать с людьми, обращающимися по различным вопросам, и разрешать их запросы. По моему опыту в команде из восьми человек идеальный размер микрокоманды – двое. В примере, показанном на рисунке 36, Катрин и Марко из одной микрокоманды работают за прилавком.

Рисунок 36. Практика Прилавка

• Установите расписание, определяющее, когда люди, которым нужно обратиться за техподдержкой, могут свободно подойти к прилавку, и время, когда команда за прилавком может работать, отвечая на их запросы. Скажем, в примере, показанном на рисунке 36, люди с запросами на техподдержку могут подойти к прилавку и обратиться к Катрин и Марко с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00. Никто не может подойти к прилавку с 9:00 до 10:00, с 13:00 до 14:00 или с 16:00 до 17:00. В эти отрезки времени Катрин и Марко работают, собирая информацию, необходимую для того, чтобы обработать запросы.

• Установите график, определяющий, когда команда за занавеской будет поддерживать команду за прилавком. В примере, показанном на рисунке 36, команда за работой – Карла, Стефан, Ник, Анна-Елена и Эндрю – будут работать, поддерживая команду за прилавком – Марко и Катрин. Они будут обрабатывать очередь запросов на поддержку, с которыми команда за прилавком не смогла справиться.

• Установите частоту Ротаций Помидора. Как обычно, люди, ответственные за результат деятельности, остаются на месте, а сотрудники из микрокоманд в команде за занавеской меняются с коллегами из микрокоманд в команде за стойкой. Частота Ротаций Помидора между этими командами обычно четыре или восемь Помидорок или на ежедневной основе. Чем более взаимозаменяемы члены команды и чем больше у них опыта в практике Ротаций Помидорок, тем более часто можно осуществлять ротации.

Когда люди подходят к прилавку, чтобы сделать запрос, возможны три сценария.

1. Команда за прилавком знает, как решить проблему, и может немедленно это сделать. На рисунке 36 это происходит с 10 до 12 и с 14 до 16.

2. Команда за прилавком знает, как решить проблему, но ей нужно некоторое время, чтобы это сделать. В этом случае команда за прилавком записывает запрос, планирует время и усилия, необходимые, чтобы с ним разобраться, и сообщает человеку, обратившемуся за поддержкой, время, когда тот получит ответ. На рисунке 36 это происходит с 9 до 10, с 13 до 14 и с 16 до 17.

3. Команда за прилавком не знает, как решить проблему или сколько времени на это может потребоваться. В этом случае команда за прилавком записывает запрос на поддержку и добавляет его к списку запросов, с которыми будет разбираться команда за занавеской в отведенное для этого время. На рисунке 36 это с 13 до 14.

Преимущества техники прилавка:

Беспроигрышные решения. Вы делаете клиентов и коллег счастливыми, когда создаете у команды уверенность в том, что достичь поставленных целей без непредвиденных перерывов и отвлекающих факторов – возможно.

Разделение ноу-хау. Решение проблем и ответ на реальные запросы – лучший способ узнать систему или продукт, над которым вы работаете.

Выявление недостатков в процессе или продукте. Взаимодействие с запросами коллег или клиентов время от времени открывает возможность улучшить работу команды.

Единственный недостаток этой практики – команде за занавеской может потребоваться больше времени для решения задач. Потому что мы передвигаем людей из команды за занавеской в команду за прилавком.

Сколько бы лет вам ни было, если вы любите челленджи, рекомендую вам принять участие в одном дне Хакатона. Термин «Хакатон» появился в девяностых годах прошлого века, это – забавная комбинация «Хакинга» и «Марафона». «Хакинг» в Хакатоне подразумевает не несанкционированный доступ к данным компьютерных систем, а поиск работающих решений проблемы. Решение, к которому вы придете, может не быть элегантным с точки зрения дизайна, но оно должно быть эффективным. Хакатон может длиться часы или даже дни. Он всегда вовлекает вас в челлендж, такой как, например, изобретение революционной видеоигры, выход за пределы технологических возможностей в улучшении здоровья и безопасности на работе или поиск инновационных путей для улучшения мобильности внутри города. Вы можете принять участие как индивидуально, так и в составе команды, но очевидно, что в команде куда веселее. Автор или авторы лучшего решения обычно выигрывают приз. Я не уверен, что люди во время Хакатонов используют «Метод Помидора», но я назвал эту практику в честь их страстных участников.