Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией - читать онлайн книгу. Автор: Франческо Чирилло cтр.№ 12

Отчет крайне важен, и вы доверили команде его составление. Как, по-вашему, вы отреагируете в 17:00, когда Анжела и Марк начнут объяснять, почему они не смогли сделать то, что было им поручено? Будете ли вы доверять им в будущем? Еще более неудачной ситуацию делает то, что оба – Анжела и Марк – работали добросовестно: у них просто не было эффективной стратегии управления временем.

Ситуации вроде этой вызывают фрустрацию. Тревога загрязняет настрой команды. Может появиться обида. Доверие между членами команды может начать разрушаться, а сами они станут перекладывать вину друг на друга. Возникнут конфликты. В результате мы начинаем ходить кругами вокруг своей цели, обвиняя других и не доверяя им, окутанные атмосферой напряжения, тревоги и разочарования, пока не выгораем.

Когда наша команда приходит к этой точке, мы официально становимся едой на тарелке нашей добычи.

Используя «Метод Помидора», мы хотим быть способными получить тот отчет о продажах к 17:00 без стрессов, трений и к удовлетворению всей команды.

Есть несколько преимуществ применения такой стратегии тайм-менеджмента, как «Метод Помидора», в вашей команде. Использование этого метода поможет:

• Снизить напряженность между членами команды.

• Уменьшить количество ненужных совещаний.

• Защитить команду от отвлекающих факторов.

• Помочь команде завершить дела и достичь целей вовремя.

В следующих главах этого раздела книги мы узнаем, как команда может извлечь выгоды, предложенные «Методом Помидора».

Для этого нам придется адаптировать и расширить инструменты и процесс метода. Таймер и различные листы со списками – инструменты. Использование таймера и листов определяет процесс. Процесс отвечает на вопрос: что мы делаем и когда? Например: «Что мы делаем, когда звонит Помидор или появляется отвлекающий фактор?» Правила, касающиеся, например, разделения дел, а также практики, такие как «Стратегия информирования, взаимодействия и перезвона», поддерживают процесс.

Мы начнем с разъяснений, как адаптировать инструменты метода к командной работе. Потом мы сосредоточимся на новых правилах и практиках для улучшения продуктивности применения метода.

На старт, внимание, марш!

У «Метода Помидора» шесть целей:

• Узнать, сколько усилий требует дело.

• Отсечь незапланированные перерывы.

• Распланировать усилия, требуемые для конкретных дел.

• Сделать Помидор более эффективным.

• Составить график.

• Определить ваши личные цели для усовершенствования.

В разделе «Достижение личных целей» я продемонстрировал, как достичь этих целей, работая в одиночку. Но я часто посещаю команды, которые тоже заинтересованы в продуктивности. Множество людей спрашивает меня, как им применить Метод Помидора к нуждам их команды. Как адаптировать инструменты и техники? Я польщен возможностью на время стать членом вашей команды и теперь могу ответить на ваши вопросы. Начнем.

Каждая микрокоманда имеет и управляет своим Помидором. Правило: «Одна микрокоманда – один Помидор».

Микрокоманда – это любое количество людей, работающих над одной задачей в определенное время. Например, команде из трех человек нужно достичь цели. В каждый конкретный момент два человека могут работать над определенным делом вместе, в то время как третий член команды работает над другим делом. В течение этого времени команда разделена на две микрокоманды (рисунок 31).

ЦЕЛЬ № 1

Рисунок 31. Микрокоманды

На всех этих рисунках подчеркнутое имя означает человека, ответственного за достижение командой цели. Жирным выделены имена людей, ответственных за завершение конкретной задачи. Этот человек также стоит во главе микрокоманды, работающей над этой задачей. Пунктирная двусторонняя стрелка обозначает взаимодействие между людьми. Каждое дело курирует микрокоманда. Микрокоманда может меняться в размерах от одного человека до всех членов большой команды. Один человек в микрокоманде всегда ответственный за результат конкретного дела и управляет микрокомандой, работающей над ним.

ЦЕЛЬ № 1

ЦЕЛЬ № 2

Рисунок 32. Цели и микрокоманды

Рисунок 32 показывает команду из 8 человек и количество Помидоров, которые они используют, чтобы достичь заданной на день цели. Команда работает над двумя целями. Над первой работают трое: одна микрокоманда из двух человек и одна микрокоманда из одного человека. Над второй целью работают пятеро: одна микрокоманда из двух человек и одна из трех. В соответствии с правилом «Одна микрокоманда – один Помидор», для каждого дела, над которым работает одна микрокоманда, выделен собственный Помидор.

Перерывы – один из самых важных элементов «Метода Помидора». Они позволяют нашему разуму переработать поступившую информацию и стимулировать решения. В команде перерывы становятся даже важнее, чем работа. Эффективные взаимодействия между членами команды требуют от людей быть открытыми, уметь слушать и концентрироваться. Невозможность сделать соответствующий перерыв может означать, что члены команды начинают находиться в большем стрессе и становятся менее способны к эффективному взаимодействию с остальными.

Невозможно выделить фиксированное время для перерыва, равно как и между Помидорками или между блоками Помидорок. В конце Помидорки одна микрокоманда может чувствовать себя готовой начать следующую после всего лишь двухминутного перерыва. В то же время другой микрокоманде может быть нужен пятиминутный перерыв.

Каждая микрокоманда должна иметь право решать, насколько долгим будет перерыв. У каждой микрокоманды – свой ритм, созданный разными видами деятельности и разными типами личностей. Члены каждой микрокоманды взаимодействуют разными способами.