Эффективные письменные деловые коммуникации - читать онлайн книгу. Автор: Брайен А. Гарнер cтр.№ 22

Cтраница 22

РЕЗЮМЕ

• Кратко и четко формулируйте тему, позволяющую читателям получить представление о вопросах, которым посвящены служебная записка или отчет, и понять, что им необходимо сделать.

• Начинайте свой документ с освещения основных моментов сообщения и обозначения проблемы, предлагаемого решения и его обоснования.

• Отталкивайтесь от этого резюме при подготовке чернового варианта основной части документа.

• Корректируйте резюме в ходе работы над документом, чтобы оно точно отражало информацию в основной части.

Написание отчетов по аттестации персонала (то есть оценка рабочих характеристик сотрудников) не должно быть тягостной обязанностью. Если вы заранее провели сбор информации: просмотрели записи, сделанные в течение года, поинтересовались мнением коллег по поводу ваших подчиненных и внимательно прочли оценку сотрудниками собственных достижений, – и если вы владеете большим словарным запасом в области оценки, то написание чернового варианта такого документа не составит для вас труда. Я написал эту главу для того, чтобы у вас под рукой были некоторые полезные фразы.

Приведенные ниже типовые фразы позволяют выразить оценку семи рабочих характеристик сотрудника:

1. Отношение к работе.

2. Эффективность.

3. Взаимоотношения с коллегами.

4. Суждения.

5. Знания.

6. Ответственность.

7. Навыки коммуникации.

Вы можете адаптировать эти формулировки, чтобы они соответствовали именно тем качествам, на которые вы хотите сделать акцент. При этом необходимо подкреплять фразы конкретными подтверждающими их фактами. Например: «Когда в июне у нас было несколько увольнений, Лорин сохраняла полное спокойствие и собранность, при этом проявляя крайнюю чуткость к тем, кто потерял работу. Она [здесь вы можете вписать любые конкретные заслуживающие внимания факты, подкрепляющие данное утверждение]».

РЕЗЮМЕ

• При подготовке к аттестации сотрудников собирайте необходимую информацию заранее: письменно фиксируйте показатели эффективности работы персонала на протяжении всего года и просматривайте их, прежде чем начать составлять отчет. Интересуйтесь мнением других членов коллектива о тех работниках, которых вы оцениваете. Внимательно знакомьтесь с описанием сотрудников собственных достижений.

• Используйте приведенные в этой главе типовые фразы, которые помогут передать ваше впечатление о сотруднике.

• Всегда сопровождайте общие утверждения конкретными подкрепляющими их примерами.

Безумец

• Подумайте, для чего вы пишете: что побудило вас к написанию письма или документа? Каковы ваши задачи? Какие результаты вы хотите получить?

• Подумайте, кто ваши адресаты и что им необходимо знать.

• Рассчитайте, сколько у вас имеется времени, и составьте приблизительное расписание для генерирования идей и сбора материала, составления плана и черновика документа, а также его перечитывания и редактирования.

• При проведении исследования проявите фантазию и энтузиазм. Письменно фиксируйте важную информацию.

• Развивайте в себе творческий подход. Не довольствуйтесь очевидными идеями, которые пришли бы в голову каждому.

Архитектор

• Сформулируйте три ключевых положения документа в виде законченных предложений, причем сделайте это максимально конкретно.

• Подумайте, в каком порядке лучше расположить эти три тезиса, и поменяйте их местами при необходимости.

• Решите, как лучше начать и закончить документ.

• Подумайте, какие рисунки, таблицы и графики могли бы помочь визуализировать ваши идеи.

Плотник

• По возможности избавьтесь от всех раздражителей. Отключите звук на телефоне и компьютере и постарайтесь примерно на час остаться в одиночестве.