Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты - читать онлайн книгу. Автор: М. С. Иванов cтр.№ 16

читать книги онлайн бесплатно
 
 

Онлайн книга - Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты | Автор книги - М. С. Иванов

Cтраница 16
читать онлайн книги бесплатно

Если вам приходит менее 20 сообщений в день – вам хватит одной проверки. Если ваш поток писем исчисляется сотнями и скорость реакции важна – отведите на проверку 4–5 временных интервалов.

По опыту, оптимально проверять почту первый раз поздним утром, после того как вы сделали какую-то из важных задач на день, и незадолго до ухода с работы, чтобы «закрыть» день. Но конкретный график будет зависеть от природы вашей работы, стиля вашего начальника и команды и т. д.

У интервального подхода к разбору почты есть несколько преимуществ. Ваш день станет более структурированным, уменьшится количество переключений с задачи на задачу. Вы станете более эффективно отвечать на письма, зная, что у вас есть ограничение по времени на их обработку. А в некоторых случаях люди, пославшие письмо, успеют уже решить свою задачу сами, еще до того, как вы прочитаете их сообщение.

Привычка № 2. Отключите уведомления о новых сообщениях

Простое, но работающее действие: отключите все уведомления о новых сообщениях, будь то звуковые оповещения, всплывающие окна или иконки. Они заставляют вас проверять ящик куда чаще, чем объективно необходимо, и добавляют нервозности оттого, что вы знаете, что вас ждут непрочитанные письма.

Следующий шаг – если ваша работа позволяет, удалите почтовую программу с вашего мобильного телефона. Мало кто полноценно отвечает на почту с телефона, обычно ограничиваются короткими сообщениями. При этом вы вынуждены читать одни и те же письма несколько раз (сначала с телефона, потом с компьютера) и неизбежно крутить в голове нерешенные задачи.

Возможно, первые несколько дней после отключения уведомлений у вас будет «ломка». Но вскоре вы обнаружите, что ваша жизнь стала более упорядоченной и менее стрессовой.

Вы можете пойти дальше и отключить также всплывающие сообщения и почтовые уведомления из ваших социальных сетей, сообщения от ваших мобильных приложений, а также сократить пользование программами обмена мгновенными сообщениями. Вы удивитесь, сколько времени и энергии это сэкономит.

Привычка № 3. Тренируйте «правило пяти предложений»

Большинство электронных посланий и ответов на них может быть уложено в хорошо написанные пять предложений. Если же ответ требует большого количества технических деталей или описания нескольких вариантов, лучше организовать звонок по телефону или «Скайпу» – это займет меньше времени и позволит проверить, насколько вас хорошо поняли.

Электронные письма – это не универсальное решение. Они отлично подходят для того, чтобы дать однозначный ответ на несложный вопрос, отправить стандартную информацию, переслать файл или ссылку, назначить или подтвердить встречу, кратко оповестить команду о статусе проекта. Но для сложных многовариантных задач почта – не лучший инструмент.

Существуют альтернативные инструменты для совместной работы над проектами для случаев, когда необходимая интенсивность обмена информацией высока: от совместного использования календарей в Google или Outlook до специальных сервисов вроде Basecamp. Для хранения большого количества справочной или учебной информации с гиперссылками подойдет Wikia.

Если вы видите письмо, которое, скорее всего, повлечет за собой длинную цепочку переписки, уточнений, обсуждения идей и т. д., то телефонный звонок или групповая телеконференция тоже могут стать оптимальным решением и сэкономить время всей команде. Не устраивайте мозговых штурмов по электронной почте.

Цените ваше время. Если какой-то тип писем регулярно отнимает у вас большую часть времени, подумайте, как можно оптимизировать соответствующий процесс.

Привычка № 4. Обрабатывайте каждое входящее сообщение только один раз

В назначенное для проверки ящика время начните с самого старого непрочитанного сообщения и обрабатывайте письма одно за другим, не пропуская и не выбирая.

С каждым письмом вы можете сделать одно из следующих действий:

Удалить. Удаляйте из ящика все ненужные сообщения. Письма, не требующие действия или ответа, но содержащие полезную информацию, сортируйте по архивным папкам, чтобы в случае необходимости их можно было легко найти потом.

Делегировать. Не задерживайте сообщения в своем ящике, пересылайте их как можно скорее тому, кто непосредственно должен действовать. Если вам необходимо контролировать результат, используйте отдельную папку, систему напоминаний или специальную утилиту для отслеживания статуса делегированных дел.

Ответить. Чтобы не создавать снежный ком несделанных дел, установите себе правило: «Если на сообщение можно ответить должным образом за пять минут, сделай это сразу».

Перенести в список задач. Задания, требующие более долгого времени, необходимо переносить в отдельный список дел, а соответствующие письма отправлять в выделенную для незаконченных дел папку. Хорошим тоном будет послать отправителю короткое сообщение, подтверждающее получение задачи и устанавливающее примерный срок ее исполнения.

Мощный инструмент для управления списками задач – приложение Evernote. Эта программа хороша тем, что предоставляет доступ к вашим записям, спискам и планам с любого компьютера, мобильного телефона или планшета по логину.

Привычка № 5. Избавляйтесь от бесполезных писем

Наверняка вам в почтовый ящик сыпется масса рекламных и информационных рассылок, и далеко не все из них вам нужны. Не пожалейте минуты на то, чтобы отписаться от них или поставить спам-фильтр на те рассылки, от которых нет возможности отписаться. На это вы потратите куда меньше времени, чем на регулярное удаление рекламных писем из почтового ящика.

Привычка № 6. Освойте «слепую» десятипальцевую печать

Если вы до сих пор печатаете двумя пальцами и ищете на клавиатуре каждую букву, вы тем самым ограничиваете себя в скорости обработки электронных писем. Специальные программы-тренажеры для слепой печати могут увеличить вашу скорость набора текстов на 40–50 %: в течение года это означает экономию часов, а то и суток работы.

Еще один «ускоритель» – быстрые комбинации клавиш. Запомните хотя бы наиболее часто используемые, и ваша эффективность работы за компьютером вырастет.

Привычка № 7. Подготовьте шаблоны ответов на стандартные письма

Если вам часто приходится писать стандартные письма (запросы, приглашения на встречу, регулярные отчеты и т. д.), имеет смысл подготовить шаблон текста, в который вы потом по необходимости будете добавлять конкретные детали.

Чаще всего люди хранят шаблоны в текстовом файле. Однако можно использовать более «продвинутую» технологию: в большинстве почтовых программ есть возможность хранить шаблоны писем и создавать на их основе кастомизированные сообщения в пару нажатий клавиш мыши. Для тех, у кого электронная почта является важным каналом продаж, существуют и специальные сервисы, в которых в том числе можно разрабатывать и использовать шаблоны.

Вернуться к просмотру книги Перейти к Оглавлению Перейти к Примечанию