Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы - читать онлайн книгу. Автор: Игорь Манн, Ренат Шагабутдинов cтр.№ 36

Технически это можно реализовать, если развернуть в вашей компании сервер Microsoft Exchange или воспользоваться платным аккаунтом для бизнеса – Google apps. Цена за такой аккаунт – 4 $ в месяц. Помимо облачного календаря вы получите доступ к другим облачным сервисам: контактам, почте, файлам, видеоконференциям и т. д.

Важно, чтобы у каждого сотрудника была персональная почта. Например, director@ваш_сайт.ru. Развернуть такую почту на собственном почтовом сервере или, как мы рекомендуем, на базе Яндекс (до 100 сотрудников) можно бесплатно.

Сегодня у 70 % компаний адрес почты выглядит примерно так: superfima1984@mail.ru. Часто бывает так: если вся фирма использует один общий электронный ящик, то рядовые сотрудники в работе используют уже свою личную почту. Кому будут писать клиенты, когда сотрудники покинут компанию?

У каждого сотрудника должна быть своя персональная почта на домене вашего сайта, желательно привязанная к должности, а не к фамилии.

Возможности:

• сотрудники смогут писать другу другу;

• улучшится имидж;

• сотрудники напрямую смогут общаться с клиентами и поставщиками;

• руководитель сможет оповестить всю фирму, написав на общий ящик.

Заходить можно будет как через сайт почты Яндекса, так и установив локальную программу, например бесплатную Windows Live.

Мы рекомендуем, чтобы почта была привязана еще и к смартфонам сотрудников. Они не будут против, при этом коммуникации в компании заметно ускорятся.

Попросите тех, кто делал вам сайт, настроить такую почту. При этом со старой почты на корпоративную можно настроить переадресацию всех писем.

Неправильная организация общей папки – главная ошибка многих компаний. Последствия такие: подчиненные хранят важные данные в своих компьютерах (часто прямо на рабочих столах). Найти нужный документ становится невозможным. В случае ухода сотрудника вся информация чаще всего уходит вместе с ним. В информационном пространстве – полный бардак.

Проверьте. Сможете прямо сейчас открыть последнюю выписку ЕГРЮЛ? Или самый последний заключенный договор с клиентом?

Я рекомендую такую структуру общей папки:

Вы и каждый сотрудник будете всегда знать, где лежит договор с клиентом, логотип, копия устава, паспорт секретаря и т. д.

Лучше общую папку сделать сетевым диском, например «B: \», и прописать его на компьютере каждого пользователя. Права доступа прописываются согласно полномочиям.

Было бы классно сделать эту папку «облачной» – синхронизировать с Яндекс диском и Google Drive.

Еще два бизнесхака от Павла Фаткулина. Спасибо!

WebEx.сom – идеальный сервис для презентации, когда нужно открыть общий доступ к экрану и провести демонстрацию продукта для удаленного зрителя.

Альтернативы сервиса: Go-To-Meeting (gotomeeting.com ) и Join.me (join.me ).

Для поиска новых клиентов или информации о действующих партнерах можно использовать ресурсы, перечисленные ниже.

• Платные информационные базы («СПАРК», «Интегрум»). «Интегрум» при запросе предоставляет бесплатный доступ к базе на месяц.

• Сайт Арбитражных судов РФ – www.arbitr.ru . Полезно посмотреть, кто судится с вашими конкурентами и по каким вопросам, а потом принимать решение, сотрудничать с этими организациями или нет. Также помогает бороться со злостными неплательщиками, например посмотреть, кто уже выиграл суд у вашего должника, связаться с ними и попросить помощь или новые контакты. Как правило, в этой просьбе не отказывают – неплательщика хотят наказать.

• Первое независимое рейтинговое агентство www.fira.ru – для проверки финансового состояния клиента перед предоставлением отсрочки, кредитного лимита.

Если вы пользовались компьютером в гостинице, интернет-кафе или другом публичном месте и зашли в несколько своих аккаунтов на разных сайтах, есть возможность одним действием выйти из всех них.

Для этого зайдите на сайт SuperLogout.com . Сразу после перехода на него вы станете выходить из всех аккаунтов автоматически.

Будьте осторожны: сервис действует без предупреждения и дополнительных подтверждений с вашей стороны – сразу после перехода на сайт!

Заведите специальный внешний жесткий диск и раз в неделю (поставьте повторяющееся напоминание в свой календарь Google, Outlook или на смартфоне) переносите на него все важные документы и файлы. Так как презентации, документы, таблицы и другие офисные файлы не занимают много дискового пространства, стоит каждый раз создавать новую папку с указанием даты (например: «Тренинги 10.08.2015» или «Работа 15.11.2016») и переносить туда все документы, а не перезаписывать старые версии. Таким образом вы сможете в любой момент вернуться к версиям документов за определенную неделю, сравнить их, найти информацию, которая была в какой-то момент удалена или преобразована.

Если вы пользуетесь Outlook – делайте резервную копию файла c расширением. ost, который находится в папке C: UsersИмя пользователяAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Это позволит вам восстановить почту в случае проблем с компьютером.

IFTTT – удобный интернет-сервис, доступный по адресу https://ifttt.com . Название расшифровывается как If this, than that – «Если это, тогда то». Сервис позволяет автоматизировать многие действия в сети, связывая разные инструменты, социальные сети и сайты.

Примеры использования IFTTT:

• если вы изменили фотографию в одной социальной сети, она обновится в другой;

• все понравившиеся фотографии в Instagram автоматически загрузятся на Dropbox;

• любое письмо в Gmail, отмеченное как «задача», добавится в календарь;

• новые фотографии можно будет отправить с Flickr в Twitter;

• новые контакты автоматически окажутся занесены в отдельную Google Таблицу;

• если завтра пойдет дождь, вы получите сообщение-напоминание;