Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - читать онлайн книгу. Автор: Джулия Моргенстерн cтр.№ 47

Каждая специфическая проблема нуждается в своем решении.

Ваше рабочее пространство состоит из восьми основных зон. Какие из них действительно создают вам проблемы, и что это за проблемы? Составьте список этих потенциальных проблемных зон, чтобы выяснить, что работает, а что нет, с помощью графика контроля над запасами, как показано ниже. Для каждой зоны определите: состоит ли проблема в том, что вы не можете найти вещи, другие не могут найти вещи или у вас не осталось из-за свалки свободного пространства. Вы можете сделать больше колонок для каждой проблемы. Например, если вы не можете найти вещи, это значит, что и у ваших коллег будут проблемы с определением их местонахождения в вашем кабинете.

Дальше разберитесь, какая зона особенно влияет на вашу продуктивность. Какая зона самая неприятная для вас? Определите, какая зона может иметь самое значительное влияние на эффективность вашего труда по отношению к доходным статьям компании. Хорошо налаженная регистрация документов, чтобы вы могли найти необходимую информацию, в настоящее время где-то затерявшуюся в вашей системе? Или свободная поверхность вашего стола, чтобы вы могли работать и принимать за ним коллег? Если зон, где вы не можете найти необходимые вещи, несколько, принимайтесь за ту, на которую вы тратите больше всего времени, потому что в этом случае вы получите самое большое облегчение и прилив сил.

СОЗДАЙТЕ «ДОРОЖНУЮ КАРТУ» ДЛЯ ВАШИХ КОЛЛЕГ

Если вы сами можете найти необходимые вещи, а другие не могут, я это называю «беспорядок, но организованный». Вы полагаетесь на зрительную память и точно можете запомнить, в какой стопке какие материалы. С вашей особенностью поможет справиться система, работающая на вас. Поэтому вам ничего не надо менять. Дайте своим коллегам, руководителю и помощнику доступ к вашим документам, снабдив их «дорожной картой» к вашей системе хранения материалов.

Есть несколько способов это сделать.

• Сделайте маркировку. Воспользуйтесь листочками бумаги одного цвета и дайте название каждой стопке, ящику, полке и папке в вашем кабинете. Если вы любитель стопок, положите цветной листок бумаги на каждую стопку или прикрепите ярлык к краю полки под каждой стопкой. Напишите на каждом ящике, полке, что там находится, используя общую классификацию (клиенты, маркетинг) или более специфическую (Эплтон, Бретань, поставки, балетные труппы и т. д.).

• Создайте предметный указатель. Даже если ваша система регистрации документов не совершенна, очень легко создать предметный указатель на одном листке бумаги, где вы будете записывать, куда положили тот или иной документ. Начните с простого. Откройте каждый ящик (или коробку), где вы храните свои документы, и запишите, что там содержится. Например: «Верхний ящик черного шкафа для хранения документов: корпоративные документы (страхование здоровья, отчеты о расходах); средний ящик: Эплтон, Бретань, поставки, балетные труппы, конноспортивные общества; нижний ящик: маркетинговый бюджет, материалы по продвижению услуг, обновленные данные веб-страниц, маркетинговые компании. Стопки на шкафу: годовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках за месяц». Отдайте копию предметного указателя вашему помощнику или коллеге, а еще одну копию возьмите с собой в поездку. Таким образом, любой человек сможет найти все что угодно независимо от того, на месте вы или нет.

• Используйте фотографии. Сделайте фотографию или нарисуйте компоновочный план, на котором отметьте содержимое каждой стопки документов.

На создание «дорожной карты» для большинства кабинетов уйдет не больше часа, если вы знаете, где что лежит, но ваши усилия будут вознаграждены. Никому не нравится чувствовать, что ситуация выходит из-под контроля, а полная расшифровка вашей системы поможет коллегам приобрести большую уверенность и не раздражаться лишний раз, когда необходимо что-то найти или положить на место в вашем кабинете.

То, что вы создаете для коллег «дорожную карту», очень похоже на ситуацию у вас дома с различными счетами и налоговыми документами. Даже если в вашей семье за оплату счетов отвечает один человек, каждый член семьи должен знать, где в случае необходимости найти тот или иной документ. Такое же общее правило должно быть и у людей, работающих вместе. Ведь это в ваших интересах, когда не надо отвечать на звонки недовольного, рассерженного клиента, требующего данные о состоянии дел, и вместо того чтобы тащить свое измученное гриппом тело в офис и заражать всех и каждого, вы можете просто быстро позвонить и отправить кого-нибудь в свой кабинет, чтобы легко найти то, что вам нужно.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СУЩЕСТВУЮЩИЕ СИСТЕМЫ

Организовать работу в соответствии со скоростью перемен иногда означает доверять своим старым базовым системам и интегрировать в них новые элементы. Таким образом, вы потратите меньше времени на модернизацию и изучение новых методов.