Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - читать онлайн книгу. Автор: Джулия Моргенстерн cтр.№ 32

Электронная почта играет ведущую роль в развитии нашей культуры перемен, где все должно быть «сию минуту». Люди ждут немедленных ответов, потому что он возможен. Вы проверяете электронную почту и отвечаете руководителю или первым делом по утрам посылаете сообщения коллегам, чтобы они знали, что вы уже в офисе. Но то, что вам постоянно поступают электронные сообщения, не значит, что вы должны немедленно на них отвечать. Не все сообщения являются срочными, не все время нужно тратить на электронную почту. Некоторые проекты, просьбы, решения и корреспонденция тоже отнимают время. Вы должны бороться с этим нездоровым импульсом и нажать внутреннюю кнопку «пауза». Не позволяйте технологиям красть у вас время, предназначенное для размышлений и полной отдачи вашего таланта и способностей на решение важных задач.

Измените темп рабочего дня, начните его в ураганном ритме. Самый существенный и эффективный способ увеличить производительность труда — избегать пользования электронной почтой в первый час рабочего дня. Вместо этого посвятите его самой важной задаче. Когда вы начинаете рабочий день с работы, требующей концентрации (тире), он проходит под вашим контролем. Это смелый вызов миру (и вам!), доказывающий, что вы можете что-то контролировать. Откажитесь от неразумного шага, создайте время для спокойной работы, когда это необходимо. Если вы сознательно не создадите пространство для тире, работа не будет сделана.

Когда я говорю «нет электронной почте», я имею в виду именно это! Даже не пытайтесь заглянуть, что там есть, пока не закончится час.

Почему?

Электронная почта — не что иное, как букет помех и отвлечения внимания, появляющихся в вашем почтовом ящике без приглашения. Даже если вы проверяете свой ящик всего одну минуту, это надежный способ открыть все остальные ящики вашего мозга и немедленно отвлечь мысли множеством других дел. Как только это случилось, длительная концентрация на чем-то важном становится практически невозможна.

СКОНЦЕНТРИРУЙТЕСЬ НА САМОЙ ВАЖНОЙ ЗАДАЧЕ

Создайте политику первого часа рабочего дня, решите накануне вечером, что вы будете делать в этот час. Спросите себя: «Если завтра рабочий день выйдет из-под контроля, какую одну задачу (не две или три) я должен решить?» Что я могу сделать, чтобы заработать свою зарплату к десяти часам утра? Решение, принятое вечером, дает вам возможность обдумать задачу перед сном и утром по дороге на работу. Как только вы приедете в офис, можно сразу браться за дело, вместо того чтобы тратить половину драгоценного времени на размышления о том, что вам следует делать. Попробуйте. Отвлекитесь от электронной почты, отвлекитесь от автоответчика и идите в офис с единственной мыслью — выполнить эту очень важную задачу. Не отвлекайтесь даже на друзей. Наденьте на глаза шоры и с головой ныряйте в работу. Энергия, которую вы получите после завершения задачи, будет вас поддерживать весь день.

Если вы отложите самую важную задачу, она будет висеть над вашей головой целый день, угнетая чувством беспокойства и вины. Если вы ее сбросите первым делом утром, то весь день будете испытывать чувство облегчения, наполняющее вас энергией и увеличивающее производительность труда во время выполнения всех остальных задач из вашего списка.

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Электронная почта не монстр, а просто немного опасна.

Она оказывает, как минимум, два положительных воздействия на эффективность нашего труда: во-первых, ее можно использовать круглосуточно и вам не придется координировать свое расписание, чтобы пообщаться с кем-то; во-вторых, корреспонденция записывается автоматически. Практический результат? Электронная почта может как сэкономить, так и украсть у вас время. Это зависит от того, как вы ею управляете. Установите для себя правила и попробуйте повлиять на вашу компанию или руководителя, чтобы они следовали им.

В проекте Pew Internet and American Life, где участвовало 2447 взрослых людей, было выяснено, что существуют два типа пользователей электронной почты: обычные и энергичные. Обычные пользователи получают около двадцати сообщений в день и посылают около пяти. Энергичные же получают по меньшей мере около пятидесяти сообщений в день, а посылают не меньше двадцати. К какому типу относитесь вы?

Самое интересное в этом исследовании: независимо от типа пользователя общее время, затраченное на работу с электронной почтой, колеблется от тридцати до девяноста минут. Это совсем не плохо. Вопрос в том, почему кажется, что потрачено гораздо больше времени? Как происходит, что у вас создается впечатление, будто вы провели не меньше половины рабочего дня, занимаясь почтой? По всей видимости, вы проверяете ее целый день, по несколько раз в час, прерывая свою сосредоточенность, чтобы просто посмотреть, что там есть. Открывать и закрывать электронную почту, чтобы сохранить сообщения как новые, — плохая привычка.