Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - читать онлайн книгу. Автор: Реджина Лидс cтр.№ 31

Напишите название проекта на бирке и прикрепите ее к папке. В названии файлов лучше придерживаться единой системы.

Для создания ярлыков можно использовать компьютер. Например, я обычно размещаю бирку на левой стороне файла, с которого начинается новая категория. Таким образом, заглядывая в ящик, с левой стороны вижу полный перечень категорий. Я предпочитаю выстраивать бирки в линию, а не располагать их зигзагом, потому что так их легче читать. (Кроме того, файл можно в любой момент удалить, не нарушив стройности системы, как это произошло бы при зигзагообразном размещении бирок.) Если необходимо, на правую сторону файла я прикрепляю бирку с названием подкатегории.

ОРГАНИЗУЙТЕ КАРТОТЕЧНЫЙ ЯЩИК

У большинства людей картотечные ящики выглядят так, что открыть их страшно. Папки потрепаны и грязны. Алфавитным порядком и не пахнет. Надписи на бумажных бирках прочитать практически невозможно, а пластиковые прикреплены к подвесным папкам без всякой системы. Нет ничего удивительного в том, что эти файлы не используются!

Мы уделим порядку в картотечном ящике не меньше внимания, чем систематизации документов, которые будут в нем храниться.

Какие бы материалы ни хранились в ящике, их нужно выстроить в алфавитном порядке. Это касается как ряда отдельных файлов, так и файлов в папках с дном.

При открытии картотечного ящика стола должны быть сразу видны все файлы. Вы и представить себе не можете, скольким людям приходится отодвигаться от стола, чтобы заглянуть в ящик. Это пустая трата времени и энергии.

Если у вас в кабинете стоит картотечный шкаф, хорошо ли вы видите файлы, открывая его ящики? А если вы работаете в кабинке, не нарушаете ли вы границ рабочего пространства коллеги, когда изгибаетесь, чтобы заглянуть в ящик?

Если вы часто пользуетесь картотечным ящиком, придумайте, как отмечать изъятые файлы. Один из моих клиентов пользуется для этого желтым картоном. Это сигнал, что файла в картотеке нет, и гарантия того, что по окончании рабочего дня порядок будет восстановлен.

У ВАС ЕСТЬ СИСТЕМА!

Как вы сможете убедиться, распределение материалов по картотечному ящику идет довольно быстро. На ваших глазах рождается новая система! Если получающаяся система слишком велика или сложна (а может быть, и то и другое), перед тем как составлять список главных файлов, можно сделать перерыв. Списком мы займемся на следующей неделе. Многие попытаются составить его побыстрее. Но лучше подождать несколько дней, дать себе возможность поработать с системой и понять, не нуждается ли она в доработке.

В задней части ящиков хорошо бы держать подвесную папку с несколькими пустыми файлами. В этом случае, если вам понадобится создать новый файл, не придется прерывать работу, идти к книжному шкафу и т.д. Кстати, не кладите извлеченные из картотеки папки одну на другую — у вас образуется стопка, и в итоге нужная папка наверняка окажется в самом низу.

Итак, поработайте с системой несколько дней, а уж потом составляйте список главных файлов. А затем, когда составите список, вам, возможно, захочется внести в систему еще какие-то изменения. И только после них она наконец-то будет готова.

Четвертая неделя

Поддержание системы файлов

На этой неделе вы можете:

Создать список главных файлов.

Осознать важность поддержания порядка в системе.

Узнать, как скоросшиватели и ящики могут дополнить систему файлов.

Необходимое время: 120 минут или больше (в зависимости от количества файлов).

Теперь, когда у вас есть система (и особенно в том случае, если она масштабна и сложна), я рекомендую, воспользовавшись компьютером, записать и распечатать названия ваших проектов. Это и будет списком главных файлов. Поместите его в справочный скоросшиватель и обращайтесь к нему всякий раз, когда не будете знать, куда положить документ или где находится файл. Это один из лучших способов сэкономить время и энергию.

Стив Мэтис работает на известную брокерскую компанию, офис которой находится в Беверли-Хиллз. Вот что он сказал о списке главных файлов, который мы составили вместе: «Список помогает мне экономить время и повышать эффективность работы. Кроме того, он обеспечивает быстрый доступ к файлам моим помощникам и коллегам. Наконец, с ним файлы легко обновлять и систематизировать».

Стив любезно разрешил мне поделиться с вами частью его списка. Я, как вы заметите, обозначила местонахождение каждой категории файлов. А вот чего вы не заметите, так это того, что название каждой категории выделено цветом, совпадающим с цветом наклеек, которыми я помечала соответствующие файлы. Наклейками я пометила и ящики. В других офисах я использовала разноцветные файлы, но, как уже говорилось, если у вас много проектов или категорий, это может дорого обойтись. Наклейки экономичнее!

У всех файловых систем, которые я создаю, есть общие черты, но я вовсе не против того, чтобы стиль и творческий порыв клиента были частью процесса. Если бы я предлагала всем одну и ту же систему на все случаи жизни, большинство вскоре ее забрасывало бы. Перед тем как начать создавать систему, я обычно задаю клиентам ряд ключевых вопросов: «К чему относятся данные материалы? Где бы вы стали их искать? Как нам назвать эту папку?»

В представленном далее списке вы, скорее всего, обнаружите некоторые названия файлов, которые вам ни о чем не скажут. Они, вероятно, будут касаться сферы недвижимости или отражать индивидуальный подход Стива к материалам. К примеру, название «Офисные системы» придумал сам Стив для обозначения информации, которая помогает ему работать в офисе. Вы, разумеется, можете придумать свое название.

Я надеюсь, этот список вдохновит вас на составление собственного. Это не шаблон, которому вы должны слепо следовать. Уважайте свой стиль, творческое начало и взгляд на материалы, которые нам предстоит организовать.

ПРИМЕР СПИСКА ГЛАВНЫХ ФАЙЛОВ

В первом картотечном ящике Стива категория «Риск-менеджмент» — здесь собрано множество папок с файлами, расставленных в алфавитном порядке. Во втором ящике — две категории: «Офисные системы» и «Личное». «Офисные системы» разбиты на две подкатегории: «Брокерская корреспонденция» и «Общая информация». Собирая документы в «Общую информацию», мы обнаружили, что эта подкатегория, в свою очередь, естественным образом разбивается еще на несколько подкатегорий: «Финансы», «Офисная работа», «Реклама и маркетинг», «Спецпроекты», «Расходные материалы».

Заметьте, что в представленном ниже списке жирным шрифтом выделены названия категорий, а не папок.

Список был составлен год назад и уже обновлялся дважды.

Риск-менеджмент

Информация о лицензии

Конфликтные ситуации

Контракт и конфиденциальность информации

Совместные предприятия