Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - читать онлайн книгу. Автор: Дэвид Аллен cтр.№ 60

Итак, если вы собрали все «открытые вопросы» вашей профессиональной деятельности и личной жизни; обработали их, прояснив для себя, что каждый из них значит для вас и каких действий требует; организовали результаты в комплексную и полную систему, содержащую краткое описание всех ваших больших и маленьких, текущих и потенциальных проектов, – вы готовы к следующему шагу на пути к продуктивности без стресса – процессу обзора.

ЗАДАЧА ДАННОГО МЕТОДА управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы позволить вашему мозгу расслабиться, а скорее в том, чтобы дать ему свободу для более продуктивной и творческой деятельности. Однако чтобы получить необходимую степень свободы, необходимо держать под контролем все свои обязательства и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем должно, и что вы вполне обоснованно решили не делать что-то другое. Это обеспечивает вам ощущение присутствия здесь и сейчас, оптимальное для любой деятельности. Основой этой ясности и стабильности является периодический обзор вашей системы, проверка содержания и поддержание системы в актуальном и рабочем состоянии.

Так, например, если у вас есть список телефонных звонков, которые нужно сделать, то в момент, когда он устаревает, ваше сознание перестает доверять системе и возвращается к выполнению задач более низкого уровня. Оно вновь будет запоминать, обрабатывать информацию и хранить напоминания, что, как вы уже знаете, не слишком эффективно.

Это значит, что ваша система не должна оставаться статичной – она должна содержать только актуальную информацию, а кроме того, стимулировать периодическую и целесообразную оценку вашей жизни и работы на нескольких уровнях.

На данном этапе нужно заняться двумя важными вопросами.

• На что вы обращаете внимание в своей системе и когда?

• Что нужно делать и как часто, чтобы система работала бесперебойно, а вы могли бы выйти на более высокий уровень мышления и управления?

Эффективный процесс обзора поможет вам выйти на новый уровень мышления в основных сферах жизни и в профессиональной деятельности – и при полной концентрации внимания, и во время непрогнозируемого мозгового штурма, чему способствует постоянный личный пересмотр списка действий и проектов.

Ваша персональная система и поведение должны быть организованы таким образом, чтобы, когда это необходимо, вы могли видеть все варианты действий. Так требует обыкновенный здравый смысл. Однако очень немногие на практике доводят свой организационный процесс хотя бы до оптимального уровня.

Когда у вас есть телефон под рукой и немного свободного времени, стоит, по крайней мере бегло, просмотреть список звонков, которые нужно сделать, а затем либо выбрать наиболее важные из них, либо вообще перестать думать о звонках. Когда вы собираетесь на встречу с руководителем или партнером, уделите несколько минут тому, чтобы просмотреть все пункты предстоящей встречи и знать, что вы потратите свое время максимально продуктивно. Если вам нужно заехать в химчистку за одеждой, сначала просмотрите список остальных дел, которые можно выполнить по дороге.

Меня часто спрашивают: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Ответ прост: «Ровно столько, сколько мне нужно, чтобы спокойно заниматься своими делами». Фактически это несколько секунд дважды в день. Большинство людей не понимают, что мои списки – это в некотором роде мой офис. Для них ту работу, которую нужно сделать, олицетворяют самоклеящиеся листки и стопки документов на рабочем столе, а для меня это делают списки следующих действий и календарь. Если вы полностью собрали, обработали и организовали все свои материалы, то у вас будет уходить несколько секунд на обращение к вашей системе за ежедневными напоминаниями.

Вероятно, чаще всего за напоминаниями вы будете обращаться к своему календарю и ежедневной папке из системы напоминаний (если вы ее завели), чтобы получить общее представление о ситуации и понять, чем нужно заняться. Для начала примите во внимание место и время. Если вы знаете, что вам предстоит череда встреч с восьми утра до шести вечера и едва ли выдастся время, чтобы пообедать, это поможет вам принять нужные решения в отношении других дел.

После того как вы просмотрели напоминания обо всех задачах, привязанных к конкретному времени или дате, и предприняли нужные действия, следующим объектом обзора будут списки всех тех действий, которые вы можете выполнить в данных обстоятельствах. Находясь в офисе, просмотрите свои списки «Телефонные звонки», «За компьютером», «На рабочем месте». Это совсем не означает, что вы должны выполнить все пункты списка. Просто оцените их место в потоке других дел, чтобы убедиться в том, что вы правильно выбрали, чем заняться в данный момент. Вы должны быть уверены, что не упускаете из виду ничего важного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки действий, то только к ним из всей вашей системы, скорее всего, будете обращаться раз в пару дней. Я по нескольку дней не заглядывал ни в один из своих списков просто потому, что с самого начала благодаря календарю и так знал, что не успею сделать.

Необходимо иметь доступ к любому из ваших списков в любое время. Когда вы с супругой(-ом) расслабляетесь в конце рабочего дня и вам хочется убедиться, что вы должным образом заботитесь о вашем общем «деле», то есть о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник неожиданно приглашает вас обсудить текущую рабочую ситуацию и приоритеты, будет в высшей степени кстати иметь под рукой актуальный список проектов и «Повестку дня» с вопросами, о которых вы хотели поговорить с начальником. Получив неожиданное приглашение на незапланированный, но стратегически важный обед с потенциальным клиентом, насколько быстро вы сможете организоваться, распечатать нужные материалы, перенести другие дела, чтобы полностью посвятить себя этой встрече, которая, если все сложится удачно, может продлиться и до вечера?

Залог обеспечения надежности всей организационной системы заключается в том, чтобы регулярно обновлять свое мышление и саму систему, рассматривая ее с более высокого уровня приоритетов. Это не удастся сделать, если ваши списки слишком далеки от реальности. Вы не сможете обмануть сами себя: если информация в системе устарела, мозг вновь будет озабочен вопросами запоминания на более низком уровне.