Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - читать онлайн книгу. Автор: Глеб Архангельский cтр.№ 18

Насколько я помню, на обзорное занятие пришло 14 человек, а осталось 10.

Потом у меня было несколько индивидуальных занятий с Глебом. А мой заместитель и коммерческий директор по той же схеме провел тренинги для своей коммерческой службы. Так все и начиналось.

С тех пор у нас закрепился ряд вещей, традиций, регламентов, связанных с ТМ. Наши регламенты я отразил в документе, который называется «Памятка эффективной коммуникации», – это свод правил, необходимых для более эффективного использования средств связи, прежде всего электронной почты.

1. Получив электронное письмо, В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ дайте ответ, чтобы отправитель знал, что оно получено.

2. Если письмо содержит поручение, но не указан срок исполнения, в ответе укажите его самостоятельно, ориентировочно или точно.

3. Если это поручение вступает в противоречие с другими работами, опишите кратко ситуацию и укажите различные сроки в зависимости от других работ.

4. Поручения НЕ накладывают вето на остальные работы, если только прямо не указано, что это так.

5. Если к оговоренному сроку по каким-то причинам вы не успеваете, ОБЯЗАТЕЛЬНО сообщите об этом ДО истечения срока с указанием причин и нового срока.

6. Когда вы получаете электронное письмо, в котором видите свой адрес в поле «Копия», это значит, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе, и если там есть пункты, которые предполагают какие-то действия с вашей стороны, то вы их выполняете или уточняете, если что-то не ясно.

7. Когда вы получаете письмо, в котором вашего адреса нет вообще, то это значит, что отправитель поставил ваш адрес в поле «Скрытая копия». То есть отправитель хочет, чтобы вы были в курсе, но не хочет, чтобы об этом знал тот, кому адресовано письмо.

8. При отправке сообщения ВСЕГДА пишите пару слов в поле ТЕМА. Оно не должно оставаться пустым. Это помогает позже искать и сортировать сообщения.

9. Если отправитель не получил ответ на письмо в течение трех дней, то считается, что вы согласны со всем, что там написано.

10. Проверяйте почту минимум два раза в день. Для всех руководителей нашей компании это стандарт и обязанность! Если по каким-то причинам вы не можете это сделать, то обязаны предупредить коллег об этом заранее и как минимум настроить в Outlook функцию «Заместитель».

11. При получении приглашения на встречу необходимо, кроме нажатия кнопки «Принять» (или другой), отправить соответствующее уведомление (которое появляется автоматически, после нажатия кнопки).

Эта памятка дорабатывалась несколько лет. В таком виде, как сейчас, она существует уже три-четыре года, и мы все ее используем.

Она действительно помогает эффективнее использовать свое и чужое время.

Кстати, о ТМ-культуре в свете национальных особенностей. У нас на предприятии много немцев, но я бы не сказал, что в вопросе управления временем есть какая-то национальная специфика. Может, у нас немцы не такие уж типичные, но они достаточно пунктуальные и обязательные люди, однако никакой безумной педантичности я у них не увидел. Более того, не без гордости за наших соотечественников могу сказать, что мы не менее организованны, чем немецкие коллеги.

В культуре, в том числе и в ТМ-культуре, мелочей не бывает. Даже самые незначительные вещи важны. Например, еще на тренинге мы договорились, что, когда звоним друг другу, всегда первым делом задаем вопрос: «Удобно ли сейчас говорить?» Эта элементарная вещь позволяет экономить время.

Есть и другие полезные вещи – например, хронометраж. Он необходим, когда нужно разобраться, из-за чего происходит потеря времени, где образовался резерв…

Или, например, идея красного флажка, который поднимается на столе как сигнал «я занят». Мы эту технологию активно не используем. Но иногда она пригождается.

У нас есть зал, где сидят сотрудники отдела продаж, – сто квадратных метров, множество рабочих мест. Недавно я еще раз им напомнил, что можно пользоваться красными флажками.

Еще одна важная тема – Outlook. И здесь есть своя история. Когда Глеб Архангельский проводил первый тренинг, он не пользовался никакими электронными средствами коммуникации, кроме почты. Он считал, что бумажный хронометраж, бумажное планирование – самая лучшая вещь. Я уже в те времена пользовался Outlook, и Глеб был тогда удивлен, но его это заинтересовало (как известно, прогрессивный и успешный бизнесмен всегда открыт для чего-то нового). Я ему показал какие-то вещи, которые активно использовал, и он сказал, что подумает об этом.

Сейчас Глеб, конечно же, намного превысил тот уровень, который мы используем в ежедневной практической деятельности. Но я думаю, что 80 % возможностей и функций Outlook применяются в нашей компании большинством сотрудников.

Поэтому нельзя сказать, что мы внедряем Outlook. Мы им живем. Я вообще не представляю современную бизнес-коммуникацию без Outlook. Это самый мощный инструмент, который позволяет планировать, организовывать деятельность, вести электронную переписку, фиксировать задачи, организовывать встречи.

Например, для организации совещания я никому не звоню, не нагружаю поручениями секретаря. Я просто использую Outlook. Я рад, что меня окружают коллеги, продвинутые с точки зрения использования электронных средств, и никто не сомневается в том, что это именно та вещь, которая позволяет эффективно работать.

Пунктуальность – одна из важнейших добродетелей. Не уставайте повторять это своим подчиненным и вообще всем нижестоящим.

Дон Маркис, американский поэт

Еще одна замечательная вещь – объединение Outlook и 1С. У Глеба Архангельского и у меня есть последователь – Глеб Горюнов, наш IT-директор. Он как раз отвечает за развитие 1C и, если можно так выразиться, буквально творит чудеса. Например, у нас в 1С внедрена система протоколов. То есть для документооборота нет дополнительного программного обеспечения, и мы частично используем 1С. И вот когда в 1С создается протокол, автоматически уходит сообщение каждому сотруднику в Outlook: появился такой-то протокол, в нем такие-то и такие-то решения. Одним нажатием кнопки десятки людей получают оповещения и задачи из 1C, могут видеть, что происходит, следить за всем процессом в компании… Очень, очень удобно. Еще Глеб Горюнов сделал такую вещь: допустим, человек планирует какую-то задачу, скажем, готовит результаты к тотальному отчету. В 1С предусмотрена кнопка «Регулировать время» – с ее помощью планирующий задает конкретные промежутки времени для «жестких встреч», как это называется в ТМ. И это опять же очень удобная вещь.

С 2001 г. наработано много, мы стали одной из ведущих компаний на своем рынке. Сыграло ли в этом свою роль управление временем? Сложно поставить ТМ отдельной строкой, потому что в любом процессе действует совокупность факторов, начиная с предлагаемых рынку продуктов (какой бы у тебя ни был ТМ, если у тебя нет хорошего продукта, ничто не поможет) и кончая логистикой, которую нужно организовать в целом по компании. ТМ – это один из инструментов, которые позволяют более эффективно работать конкретным людям, применяющим его методики.